RETO 4. DISEÑO COLABORATIVO DE UN PROYECTO

 

DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA QUE PERMITA LA CONEXIÓN ENTRE DISTINTOS APLICATIVOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS, DE INTERCAMBIO DE DATOS EN TIEMPO REAL PARA MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIÓN DE DATOS DE PERSONAL DE LAS DISTINTAS RPT EN EL PORTAL DE TRANSPARENCIA DE LA CAC

1. Identificación del Proyecto ☝

El Proyecto tiene por objetivo conseguir dar cumplimiento al mandato contenido en la Ley Canaria de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de tener publicada y actualizada toda la información referida al personal que presta sus servicios en la Administración de la CAC.

Se ha ido mejorando en la calificación obtenida en los informes anuales de índices de transparencia, llegando a una puntuación bastante aceptable, no obstante llevamos ya varios años en que hay una información que no se consigue mantener al día y publicada, que es la de las RPT, especialmente la que muestra la identificación de las personas que ocupan los diferentes puestos de trabajo que integran las mismas.

Se plantea a través de este Proyecto el diseño de una herramienta informática que permita conectar la información contenida en el aplicativo de gestión de recursos humanos (altas, bajas y puesto de trabajo), con el módulo de RPT que en estos momentos es independiente.

Hasta ahora, la información del aplicativo de RRHH, no se relaciona de forma automática cargando la información de la RPT en tiempo real, lo que impide el cumplimiento de la normativa en materia de transparencia.

Con este Proyecto se pretende conectar los aplicativos de forma que sólo con la mecanización de las altas y bajas de personal, y sin tener que realizar una actividad adicional por las personas encargadas de la gestión de personal, se vincule la información y se mantengan actualizadas las RPT.

Identificación de Actores 👈

a) Propietarios de la información (de los datos a tratar)

Los empleados y empleadas públicas de la Administración CAC de diferentes tipologías:

- Personal Funcionario

- Personal Laboral.

- Personal Docente.

- Personal Estatutario

- Personal de Administración de Justicia

- Personal del Cuerpo General de la Policía Canaria

b) Gestores de la información

- Personal de la DG de la Función Pública

- Personal de los Servicios de RRHH de las SGT de las distintas Consejerías y análogos de los Organismos Autónomos de ellas dependientes.

- Personal de las SGT responsables de las URIP (Unidades responsables de información pública)

- Personal de la DG de Transparencia y Participación Ciudadana.

c) Órgano de Control de la publicación de la información

Comisionado de Transparencia y Acceso a la Información Pública

d) Gestión Económica y Financiera

La DG de Presupuestos en coordinación con la DG de Transformación Digital de los Servicios Públicos.

e) Empresas Auxiliares

- Personal de las Empresas que prestan servicio de mantenimiento y gestión de los Portales de Datos (Portal de Transparencia, Portal Web del Gobierno de Canarias)

- Personal de las empresas contratadas para la gestión y mantenimiento del aplicativo de Gestión de Personal

- Personal de las empresas de desarrollo de nuevas funcionalidades en el módulo de gestión de las RPT

- Empresas encargadas de atención a usuarios de los nuevos servicios (recepción de correos de consultas (Servicio sírvete y Cibercentro)

- Personal de la Dirección General de Transformación Digital de los Servicios Públicos

f) Proveedores

- Empresas dispensadoras de software

- Empresas encargadas de la venta y distribución de servidores y de equipos informáticos

- Empresas encargadas de la venta de consumibles

Plan de rediseño que se plantea 👭👯👫

Se plantea como solución para dar respuesta a la necesidad planteada y partiendo del problema de falta de cumplimiento de la obligación de publicar y mantener actualizada la información detallada del personal que presta sus servicios en la Administración de la CAC, expresamente la identificación de las personas que ocupan los distintos puestos de trabajo (nombre y apellidos) son las salvedades derivadas de la protección de datos personales de las personas vulnerables, diseñar una nueva arquitectura a través de micro servicios con un bus de eventos que permita la comunicación entre aplicaciones cada vez que se produce un cambio de estado, o a través de un bus de servicios (ESB) que permita el intercambio de datos dado que las aplicaciones pueden ser dispares.

Para ello se establece el siguiente Plan de Trabajo 👊👀

- Iniciar la tramitación de un procedimiento de licitación para contratar los servicios de una Empresa que se encargue del diseño e implantación de la herramienta en los sistemas del Gobierno. Para ello se elaborará previamente el PPT en el que se especifiquen las características concretas de la solución a implementar, ubicación y otros aspectos técnicos a tener en cuenta para la realización del trabajo.

- Mapeo de puntos de entrada de información de altas y bajas en el aplicativo de RRHH de manera que se pueda conocer donde se encuentran los puntos críticos donde se producen los retrasos que impiden que se pueda disponer de información en tiempo real (en la fecha en que se produce el alta o, en su caso, la baja de personal) conocer las causas y buscar soluciones que pueden pasar por la automatización de determinados trámites, mediante robotización o uso de IA.

- Dentro del espacio colaborativo de Innovación del Gobierno de Canarias Innovamos Lab. establecer un acceso destinado a la participación colaborativa de los distintos gestores de las SGT, DG de la Función Pública, Empresa que resulte adjudicataria, personal de la DG de Transformación Digital, personal de los Servicios de Informática de los Departamentos y Organismos Autónomos, para diseñar soluciones más ágiles para la entrada de información.

- Establecer un canal de comunicación permanente, a través del Colabora, para realizar consultas y conocer de la marcha y avance del Proyecto.

- Implantar un sistema de medición del impacto de la solución, mediante una experiencia piloto en uno de los Departamentos u Organismo Autónomo y la DG de la Función Pública. De esta forma, cualquier fallo en el funcionamiento de la solución puede ser solucionada en su diseño y fases previas a la implantación en todo el sistema de gestión de personal de la Administración de la CAC.

- Reuniones periódicas de coordinación y seguimiento del Proyecto con la Empresa adjudicataria y personal responsable para el análisis de la gestión de los datos (sistema de tratamiento, protección) para la realización ajustes y mejoras.

Participación de cada uno de los Agentes Involucrados y aportes 👌

- Propietarios de la información (de los datos a tratar)

Aportarán información sobre su situación en cuanto al tratamiento de sus datos personales, en particular, serán quienes comunicarán y justificarán su condición de personal vulnerable a través de los sistemas de comunicación que se establezcan al respecto (formularios, etc) que permitirán que la nueva herramienta de gestión considere las características de los datos de la persona y si es necesario su anonimato.

b) Gestores de la información

Serán quienes aportarán información para saber los puntos críticos, el funcionamiento de la herramienta y su eficacia, y formularán soluciones innovadoras, dada su experiencia, que permitan el correcto análisis del trabajo a realizar por la Empresa encargada de realizar la solución.

c) Órgano de Control de la publicación de la información.

Su participación es esencial en cuento que serán quienes comprobarán que la solución responde al cumplimiento de las obligaciones de transparencia, comprobando y constatando que llega toda la información y que las actualizaciones se están produciendo de forma automática, revisando las entradas mediante al Portal de automática, Transparencia y que toda la información de carácter obligatorio sobre el personal de la Administración está a disposición de todas las personas interesadas y que tienen acceso a la misma.

d) Dirección General de Presupuestos

Incorporará, a solicitud de la DG de Transformación Digital de los Servicios Públicos en los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma correspondientes a cada ejercicio (importes destinados a abonar los costes de ejecución del contrato suscrito para la elaboración e implantación de la solución).

e) Empresas Auxiliares

Desarrollan la solución y colaboran en su implantación, garantizando el correcto funcionamiento del sistema, y el cumplimiento de los requisitos de seguridad de las aplicaciones relacionadas, informando sobre funcionamiento a las personas usuarias y dando solución a incidencias.

f) Proveedores

Sirven el material que se precise como consecuencia de la implantación de la solución, de acuerdo con las características que se definan para lograr su puesta en funcionamiento en condiciones satisfactorias.

Aspectos positivos y Negativos 😀😒

Positivos: ✌

- Cumplir con las obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información pública incorporando toda la información sobre el personal que presta sus servicios en la Administración Autonómica.

- Facilitar la gestión en materia de personal reduciendo las cargas de trabajo, al establecerse una comunicación entre las aplicaciones que le dan soporte sin necesidad de tener que intervenir los gestores. Paralelamente, al reducirse las cargas de trabajo se pueden ofrecer nuevos servicios al disponerse de tiempo.

- Simplificación derivada de la automatización de procesos, y reducción de los errores derivados de la mecanización.

Negativos: 👇

- Dificultad en la coordinación al tener que participar muchas personas durante el proceso.

- Aspectos de seguridad de la información. Al estar las aplicaciones conectadas, pueden verse expuestas a un mayor riesgo. Teniendo en cuenta además que estas aplicaciones incorporan datos personales, el impacto en el caso de filtración puede ser muy alto, especialmente si por error se publica información en las RPT referida a personal vulnerable.

👏👏👏

No obstante, las mejoras que pueden incorporarse en muchos de los procesos, que vendrían de la mano de la implantación de esta solución, tendrían mucho impacto tanto en la ciudadanía, que puede acceder a toda la información en ejercicio de sus derechos, como en  el personal público de la CAC, al ver como la simplificación de los procedimientos le permitirá emplear sus esfuerzos en otro tipo de tareas, más inspiradoras y creativas ante la reducción de las cargas de trabajo.